Términos y Condiciones

Estos términos regulan el uso del servicio NohaLims. Al contratar el servicio, el cliente acepta las condiciones aquí descritas. Este documento es informativo; el contrato definitivo se firma por separado y puede incluir cláusulas adicionales acordadas con el cliente.

1. Aceptación de los términos

Estos Términos y Condiciones (en adelante, los "Términos") regulan el acceso y uso del servicio NohaLims (en adelante, el "Servicio") provisto por el operador del producto. Al contratar el Servicio, completar el proceso de pago o usar la plataforma, el cliente acepta estos Términos en su totalidad.

Si el cliente no está de acuerdo con alguno de los términos, no debe contratar ni utilizar el Servicio.

En las contrataciones realizadas a través del sitio web (modelo self-service), la aceptación se realiza mediante Click-Wrap — marcado activo de la casilla "Acepto los Términos y Condiciones, la Política de Privacidad y el DPA" antes del pago — conforme al Art. 29 de la Ley 527 de 1999 de Colombia (consentimiento electrónico expreso) y al Art. 7 del Decreto 1074 de 2015. El Operador conserva timestamp, versión aceptada y agente de usuario como evidencia del consentimiento durante toda la vigencia del Contrato y por 6 años adicionales.

2. Definiciones

• Operador: persona jurídica que provee el Servicio NohaLims.
• Cliente: persona jurídica (laboratorio o empresa) que contrata el Servicio.
• Usuario: persona física autorizada por el Cliente para acceder al Servicio.
• Servicio: plataforma NohaLims (software LIMS) ofrecida en modalidad SaaS, on-premise o híbrida, según el plan contratado.
• Datos del Cliente: toda la información que el Cliente carga, almacena o procesa en el Servicio.
• Datos Operativos: muestras, ensayos, réplicas, certificados de análisis (CoA) y demás información técnico-analítica procesada a través del Servicio. Constituyen datos personales cuando permiten identificar a una persona natural (ej. muestras de origen humano) y pueden constituir datos sensibles cuando revelan información de salud u otra información reservada conforme a la ley aplicable.
• Datos Sensibles: los definidos en el Art. 5 de la Ley 1581 de 2012 — datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial/étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual, datos biométricos).
• Tipo de Laboratorio: clasificación del laboratorio del Cliente según el origen y naturaleza de las muestras que procesa:
  • No-Clínico: alimentos, ambientales, materiales, suelos, aguas u objetos inertes. Sus Datos Operativos NO son datos personales ni sensibles por regla general.
  • Clínico / de Salud: muestras de origen humano con fines diagnósticos o clínicos. Sus Datos Operativos SÍ son Datos Sensibles (datos de salud), sujetos a la Ley Estatutaria 1751 de 2015, Resolución 1995 de 1999 y Ley 911 de 2004.
  • Genético / ADN: material genético. Datos Sensibles con consideraciones éticas adicionales.

3. Descripción del servicio

NohaLims es un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS) diseñado tomando como referencia ISO/IEC 17025 que incluye, entre otras funcionalidades: gestión de muestras y réplicas, catálogo de ensayos, certificados de análisis (CoA) firmados digitalmente, trazabilidad completa, auditoría inmutable y dashboards operativos.

El Servicio se presta según el plan contratado: Mensual, 6 meses o 12 meses. Las funcionalidades específicas de cada plan se detallan en la página de Precios y son idénticas en los tres planes — la diferencia es únicamente el plazo de compromiso y el descuento aplicado.

4. Planes, precios y facturación

4.1 Modalidades de contratación

• Más de 3 usuarios o deployments dedicados: requieren cotización a medida con un asesor comercial.
• El Operador podrá ajustar los precios al inicio de cada renovación, previa notificación con al menos 60 días calendario de antelación. Si el Cliente no acepta, podrá terminar el Contrato sin penalidad antes del inicio del nuevo período.

4.2 Facturación electrónica

• El Operador emite factura electrónica por cada ciclo de facturación, conforme a la Resolución DIAN 42 de 2020 y la Resolución DIAN 12 de 2021, ya sea directamente o a través de un Proveedor Tecnológico autorizado.
• La factura se envía al correo electrónico registrado por el Cliente junto con el CUFE y el XML correspondiente.
• Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) e IVA no incluido.
• El plazo de pago es por adelantado al inicio de cada ciclo: dentro de los 5 primeros días del mes (planes mensuales) o dentro de los 10 primeros días del período (planes semestrales/anuales).

5. Pagos y mora

5.1 Métodos de pago aceptados

• Tarjeta de crédito o débito (vía Mercado Pago).
• Cuenta Mercado Pago (saldo en cuenta).
• PSE (débito desde cuenta bancaria colombiana).
• Efecty (pago en efectivo en puntos autorizados).
• Transferencia bancaria manual (para montos > COP 5M o clientes Enterprise).

El procesamiento de los pagos en línea es realizado por Mercado Pago, que actúa como processor independiente. Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) y el IVA (19%) se cobra por aparte, según la Sección 4.2.

5.2 Mora

Si el pago no se registra dentro del plazo:

• A los 15 días calendario de mora, el Operador podrá suspender el Servicio previo aviso con 5 días de antelación.
• La mora superior a 60 días calendario faculta al Operador a terminar el Contrato conforme a la sección 13.
• La mora generará intereses a la tasa máxima legal vigente certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, desde la fecha de vencimiento hasta la fecha de pago efectivo.

5.3 Política de cancelación y reembolsos (resumen)

La política completa de cancelación, reembolso y retención de datos está detallada en nuestro documento Política de Cancelación, Reembolso y Retención de Datos y forma parte integrante de estos Términos. El resumen es:

• Plan Mensual: podés cancelar en cualquier momento con 30 días de aviso. El servicio continúa hasta el final del mes ya pagado. Sin reembolso del mes en curso (ya consumido).
• Plan 6 o 12 meses (cancelación sin causa antes del vencimiento): los meses usados se cobran a tarifa regular (COP $2.000.000/mes, sin descuento) y te devolvemos la diferencia. Ejemplo: pagaste $12.000.000 por 12 meses, usaste 3 → te devolvemos $6.000.000.
• Plan 6 o 12 meses (cancelación por incumplimiento del Operador o fuerza mayor del Cliente): reembolso proporcional al precio con descuento. Ejemplo: pagaste $12.000.000, usaste 3 a $1.000.000/mes → te devolvemos $9.000.000.
• Datos: te entregamos dump completo + CoAs + catálogos dentro de los 30 días desde que lo solicites. Solo conservamos lo exigido por ley colombiana (facturas + contratos) por 6 años.

El Operador no retiene porcentaje administrativo alguno del reembolso. El cálculo exacto de las fórmulas se considera aceptado al hacer click en "Acepto los Términos y Condiciones" durante el checkout.

6. SLA y soporte técnico

El operador se compromete a mantener un nivel de servicio según el plan contratado:

6.1 Compensación por incumplimiento de SLA

Si la disponibilidad mensual del Servicio en modalidad SaaS es inferior al 99,5%, el Cliente tendrá derecho a un crédito proporcional al tiempo no servido, aplicable al siguiente ciclo de facturación:

El SLA no aplica en caso de: (i) mantenimientos programados; (ii) fuerza mayor; (iii) causas imputables al Cliente; (iv) causas imputables a proveedores externos de conectividad o electricidad fuera del control razonable del Operador; (v) suspensión del Servicio por incumplimiento del Cliente.

6.2 Onboarding guiado (duración según plan)

Todos los nuevos clientes reciben acompañamiento de onboarding, con duración diferenciada según el Plan contratado:

• Plan Mensual: 30 días de onboarding guiado.
• Plan 6 meses: 40 días de onboarding guiado.
• Plan 12 meses: 60 días de onboarding guiado.

El onboarding incluye en todos los planes: kick-off call de 60 minutos, configuración inicial del catálogo de ensayos y usuarios, check-ins diarios por WhatsApp durante la primera semana y soporte prioritario durante todo el período de onboarding.

7. Obligaciones del cliente

El Cliente se compromete a:

• Proporcionar información veraz y completa al contratar el Servicio.
• Usar el Servicio conforme a estos Términos, la ley aplicable y las buenas prácticas de la industria.
• No intentar acceder a áreas restringidas del sistema, realizar ingeniería inversa, ni interferir con su seguridad.
• Obtener las autorizaciones necesarias de los titulares de los datos personales que cargue en el Servicio (ver Política de Privacidad).
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• Pagar puntualmente la contraprestación acordada.
• Notificar al Operador cualquier uso no autorizado de su cuenta.

7.1 Declaración del Tipo de Laboratorio y de los datos tratados

Al momento de la suscripción (mediante Click-Wrap), el Cliente declara el Tipo de Laboratorio al que pertenece y la naturaleza de los Datos Operativos que procesará. En particular:

• Si el Cliente es un Laboratorio Clínico / de Salud, declara que cumple con toda la normatividad aplicable al tratamiento de Datos Sensibles de salud, incluyendo el deber de secreto profesional (Ley 911 de 2004), la reserva de la historia clínica (Resolución 1995 de 1999) y la autorización previa, expresa e informada del titular del dato o de su representante legal cuando aplique.
• Si el Cliente es un Laboratorio Genético / ADN, declara que cumple con las consideraciones éticas y regulatorias aplicables, incluyendo el consentimiento informado específico para este tipo de procesamiento.
• El cambio de Tipo de Laboratorio (ej. pasar de "No-Clínico" a "Clínico") requiere notificación previa y por escrito al Operador, quien podrá ajustar el Plan o aplicar medidas reforzadas de seguridad.
• El Cliente declara que cuenta con las bases de datos y consentimientos necesarios para cargar al Servicio los datos personales o sensibles de sus propios clientes, pacientes o empleados, conforme a la Ley 1581 de 2012 y su normatividad complementaria.

7.2 Clasificación de los datos

El Cliente es el único responsable de clasificar los Datos del Cliente que carga al Servicio (Datos Operativos, Datos Personales, Datos Sensibles). El Operador procesa los datos de acuerdo con las instrucciones del Cliente y el DPA, sin asumir obligaciones de clasificación independientes.

8. Propiedad intelectual

El Servicio, su código fuente, diseño, marcas, logos y documentación son propiedad del Operador o de sus licenciantes y están protegidos por las leyes de propiedad intelectual aplicables.

El Cliente recibe una licencia de uso no exclusiva, no transferible y revocable del Servicio por el plazo contratado. Esta licencia NO incluye:

• El derecho a copiar, modificar o distribuir el software.
• El derecho a realizar ingeniería inversa o descompilar el código.
• El derecho a sublicenciar el Servicio a terceros.

Los datos que el Cliente carga en el Servicio siguen siendo de su propiedad exclusiva.

9. Confidencialidad

Ambas partes se comprometen a mantener confidencialidad sobre toda la información comercial, técnica, financiera u operativa que reciban de la otra parte en el marco de este contrato, y a no divulgarla a terceros sin autorización escrita, salvo:

• Cuando la ley o una autoridad competente lo requiera.
• Cuando sea necesario para la prestación del Servicio (ej. proveedores de infraestructura).
• Cuando la información sea de dominio público sin incumplimiento.

Esta obligación permanece vigente durante 3 años posteriores a la terminación del contrato.

10. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Privacidad y, cuando aplique, por el Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) firmado entre las partes.

El Cliente es el Responsable del Tratamiento de los datos personales que carga en el Servicio (datos de sus propios clientes, pacientes o empleados). El Operador actúa como Encargado del Tratamiento, procesando los datos únicamente para prestar el Servicio contratado.

10.1 Régimen reforzado para Datos Sensibles

Cuando el Tipo de Laboratorio declarado por el Cliente implique el tratamiento de Datos Sensibles (típicamente laboratorios clínicos, genéticos o toxicológicos), se aplican las siguientes medidas reforzadas, adicionales a las del DPA:

• Cifrado en reposo de los campos identificadores del sujeto fuente (nombre, identificación).
• Seudonimización opcional disponible para reportes y dashboards, manteniendo la trazabilidad técnica (audit trail) sin exponer identidad del sujeto fuente.
• Registro de accesos: cada acceso a Datos Sensibles queda registrado en audit_trail con PKI RSA-2048 + SHA-256 (Art. 17 Ley 1581/2012).
• Secreto profesional reforzado: el personal del Operador con acceso firma acuerdos de confidencialidad y se somete al deber de reserva aplicable al sector salud (Ley 911 de 2004).
• Breach notification: en caso de incidente de seguridad que afecte Datos Sensibles, el Operador notificará al Cliente en máximo 24 horas (plazo más estricto que las 72 horas generales).

11. Garantías y limitaciones

El Operador garantiza que:

• El Servicio funcionará sustancialmente conforme a la documentación publicada.
• Tomará medidas razonables de seguridad para proteger los datos del Cliente (ver Política de Privacidad y DPA).
• Realizará respaldos periódicos de los datos según la política de backup.

El Operador NO garantiza que:

• El Servicio estará libre de errores o interrupciones.
• Cumplirá con requisitos regulatorios específicos de la industria del Cliente (ej. ISO 17025 del laboratorio, FDA 21 CFR Part 11, etc.), más allá de las funcionalidades documentadas.
• Los resultados obtenidos con el Servicio (ej. informes CoA generados) serán aceptados automáticamente por auditores externos; eso depende de la implementación y del laboratorio.

12. Limitación de responsabilidad

La responsabilidad total del Operador frente al Cliente por cualquier reclamo derivado del Servicio se limita al monto efectivamente pagado por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho que origine la responsabilidad.

En ningún caso el Operador será responsable por:

• Daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad comercial.
• Pérdida de datos causada por mal uso del Servicio por el Cliente.
• Daños derivados de la imposibilidad de usar el Servicio por fuerza mayor.
• Multas regulatorias impuestas al Cliente por incumplimiento de su propia normativa.

13. Suspensión y terminación

13.1 Terminación por el Cliente

El Cliente puede cancelar el Servicio en cualquier momento mediante aviso por escrito con al menos 30 días calendario de anticipación, conforme a los plazos y fórmulas de reembolso de la Política de Cancelación. Los medios para solicitar la cancelación son:

• Email a contacto@nohalims.com con asunto "Solicitud de cancelación".
• El panel de autogestión de NohaLims, cuando esté disponible.

13.2 Terminación por el Operador

El Operador puede suspender o terminar el Servicio si:

• El Cliente incumple estos Términos y no subsana el incumplimiento en 15 días desde el aviso (no habrá reembolso).
• El Cliente usa el Servicio para actividades ilícitas o que dañen la reputación del Operador.
• El pago no se realiza en los plazos indicados (sección 5.2).

13.3 Fórmulas de reembolso (resumen)

El detalle de las fórmulas está en la Política de Cancelación, Reembolso y Retención de Datos. Resumen:

P_neto_pagado es la base sin IVA efectivamente pagada. El IVA (19%) se aplica de forma proporcional sobre la porción reembolsada, de modo que el reembolso equivale siempre al total efectivamente cobrado (neto + IVA) menos los meses efectivamente usados (neto + IVA).

El Operador no retiene porcentaje administrativo alguno. El reembolso se paga en 15 días hábiles vía Mercado Pago o transferencia bancaria.

13.4 Datos del Cliente tras cancelación

• El Operador entrega los datos (PostgreSQL dump + ZIP de CoAs + CSV de catálogos) en un plazo de 30 días calendario desde la solicitud.
• Pasados 60 días desde la cancelación, los datos operativos (muestras, ensayos, réplicas, CoAs, logs, configuraciones) son eliminados de los servidores y respaldos.
• El Operador entrega un certificado de eliminación firmado.
• Solo se retienen, por obligación legal colombiana (Estatuto Tributario Art. 769), las facturas emitidas, comprobantes de pago, el Contrato aceptado y el audit trail inmutable, durante 6 años.
• En caso de datos sensibles de salud (Laboratorio Clínico), los datos clínicos se eliminan a los 60 días sin excepción; solo se retienen los datos contables/fiscales.

13.5 Aceptación del cálculo

Al hacer click en "Acepto los Términos y Condiciones, la Política de Privacidad y el DPA" durante el checkout, el Cliente declara comprender y aceptar las fórmulas de reembolso de esta sección y de la Política de Cancelación. El Cliente no tendrá derecho a impugnar, renegociar o solicitar un cálculo distinto del reembolso con posterioridad a la cancelación, sin perjuicio de poder reclamar errores aritméticos del Operador dentro de los 60 días siguientes al reembolso.

14. Modificaciones

El Operador puede modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones se comunican por email al Cliente con al menos 30 días de anticipación a su entrada en vigencia. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar el Servicio sin penalidad antes de la fecha de vigencia de los nuevos términos.

Los cambios materiales (precios, funcionalidades principales, SLA) se notificarán con 60 días de anticipación.

15. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, en particular por:

• Código de Comercio colombiano.
• Ley 1581/2012 de Protección de Datos Personales.
• Decreto 1377/2013 y normas concordantes.
• Ley 527/1999 (comercio electrónico y firmas digitales).
• Estatuto del Consumidor (Ley 1480/2011) cuando aplique a personas naturales.

Cualquier controversia se resolverá, en primera instancia, mediante negociación directa entre las Partes durante 30 días calendario. Agotada esa vía, se acudirá a conciliación extrajudicial ante un centro de conciliación reconocido en Cali, Valle del Cauca. Si fracasa, las controversias se resolverán mediante arbitramento ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali (1 árbitro, laudo en derecho).

16. Contacto

Para preguntas sobre estos Términos, podés escribirnos a:

• Email: contacto@nohalims.com
• Email legal: contacto@nohalims.com
• WhatsApp: +57 321 726 5727
• Dirección: Cali, Valle del Cauca, Colombia