1. Alcance
Esta Política regula:
- La terminación del Contrato por cualquiera de las Partes (Operador o Cliente).
- El cálculo y pago de reembolsos cuando correspondan.
- La entrega y eliminación de los Datos del Cliente tras la cancelación.
- La conservación mínima de información fiscal y contractual exigida por la ley colombiana.
Aplica a todos los planes contratados a través del sitio web de NohaLims (auto-servicio) o mediante contrato marco firmado por representante legal.
2. Definiciones
Para efectos de esta Política:
- "Servicio": la plataforma NohaLims (software LIMS) ofrecida en modalidad SaaS, on-premise o híbrida.
- "Plan Mensual": suscripción sin permanencia con precio de COP $2.000.000/mes (tarifa regular, sin descuento).
- "Plan 6 meses": suscripción con compromiso de 6 meses prepagados a precio con descuento de COP $1.600.000/mes.
- "Plan 12 meses": suscripción con compromiso de 12 meses prepagados a precio con descuento de COP $1.000.000/mes.
- "Tarifa regular": COP $2.000.000/mes (precio mensual sin descuento aplicable a cualquier plan).
- "Período de compromiso": plazo durante el cual el Cliente ha pagado anticipadamente (1, 6 o 12 meses según el plan).
- "Meses efectivamente usados" (
M_usados): número entero de meses naturales durante los cuales el Cliente recibió el Servicio antes de la fecha efectiva de cancelación. Se cuentan meses completos desde la fecha de inicio del Servicio hasta la fecha de cancelación. Si la cancelación ocurre a mitad de mes, ese mes parcial se cuenta como mes completo. - "Cancelación": terminación del Contrato solicitada por el Cliente o por el Operador.
- "Día efectivo de cancelación": la fecha en que el Operador procesa la solicitud, o en la que termina el período de aviso previo pactado, lo que ocurra después.
- "Reembolso": monto en pesos colombianos (COP) que el Operador devuelve al Cliente tras una cancelación, calculado conforme a las fórmulas de la Sección 4.
3. Reglas generales
3.1 Pago anticipado
El Servicio se cobra antes de prestarse. El Cliente paga la totalidad del plan contratado al inicio del período de compromiso. No hay devengamiento proporcional por días dentro del mes para los planes con compromiso: el mes se cuenta como completo.
3.2 Descuento condicional al cumplimiento del compromiso
El descuento sobre la tarifa regular (Plan 6 meses: 20% OFF, Plan 12 meses: 50% OFF) se aplica únicamente cuando el Cliente cumple el período de compromiso completo. Si el Cliente cancela antes de completar el período, el descuento se pierde para los meses efectivamente usados y se recalcula al valor de la tarifa regular.
3.3 Sin retención administrativa
El Operador no retiene porcentaje alguno del reembolso por conceptos de gastos administrativos, de gestión o de cierre. El reembolso que resulte de las fórmulas de la Sección 4 se devuelve íntegro al Cliente.
3.4 Aceptación irrevocable del cálculo
Al hacer click en "Acepto los Términos y Condiciones, la Política de Privacidad y el DPA" durante el proceso de checkout (Click-Wrap), el Cliente declara que:
- Ha leído y comprendido las fórmulas de reembolso descritas en la Sección 4.
- Acepta que el cálculo del reembolso se realiza exclusivamente conforme a dichas fórmulas.
- Reconoce que no tiene derecho a impugnar, renegociar o solicitar un cálculo distinto del reembolso con posterioridad a la cancelación.
La prueba de esta aceptación se conserva conforme a la Ley 527/1999 Art. 29 (timestamp, versión aceptada, agente de usuario).
4. Fórmulas de reembolso
4.1 Variables
P_neto_pagado= base sin IVA efectivamente pagada por el Cliente.IVA= 19% (impuesto que se cobra por aparte sobre el precio de venta, conforme a la Sección 4.2 de los Términos y Condiciones).M_comprometidos= meses del plan contratado (1, 6 o 12).M_usados= meses efectivamente usados (ver Sección 2).P_regular= COP $2.000.000 (tarifa regular mensual, sin IVA).P_descuento= precio mensual con descuento del plan contratado (sin IVA).
Los precios de esta sección son netos. El IVA se aplica de forma proporcional sobre la porción reembolsada, de modo que el reembolso equivale siempre al total efectivamente cobrado (neto + IVA) menos el valor de los meses efectivamente usados (neto + IVA).
4.2 Tabla de fórmulas por escenario
| Escenario | Cancelación | Reembolso | Notas |
|---|---|---|---|
| A. Plan Mensual, cancela en cualquier momento | Sin causa / por el Cliente | $0 | Servicio se presta hasta el final del mes ya pagado. No hay renovación automática. |
| B. Plan 6 o 12 meses, cancela sin causa durante el compromiso | Por el Cliente, sin justa causa | (P_neto_pagado − (M_usados × $2.000.000)) × 1,19 |
Se cobran los meses usados a tarifa regular (neto + IVA). El descuento se pierde para los meses efectivamente usados. |
| C. Plan 6 o 12 meses, completa el período de compromiso | Por el Cliente, al vencimiento natural | $0 | El descuento se ganó al cumplir el período completo. No hay reembolso. |
| D. Plan 6 o 12 meses, cancela por incumplimiento grave del Operador | Por el Cliente, con justa causa (SLA grave, fallo crítico del servicio) | (P_neto_pagado − (M_usados × P_descuento)) × 1,19 |
El Operador devuelve lo no consumido al precio con descuento (neto + IVA), como gesto de buena fe. Aplica cuando el Operador reconoce incumplimiento. |
| E. Plan 6 o 12 meses, cancela por fuerza mayor del Cliente | Por el Cliente, por fuerza mayor (enfermedad grave del representante legal, cierre del laboratorio, desastre natural) | (P_neto_pagado − (M_usados × P_descuento)) × 1,19 |
Mismo tratamiento que el escenario D. El Operador devuelve lo no consumido al precio con descuento (neto + IVA). Requiere prueba razonable de la causa. |
| F. Plan 6 o 12 meses, cancela por mutuo acuerdo | Por ambas Partes | El que acuerden por escrito | El Operador y el Cliente pueden pactar un reembolso distinto, formalizado por escrito. |
| G. Plan 6 o 12 meses, cancela por fuerza mayor del Operador | Por el Operador (desastre, cierre del servicio) | (P_neto_pagado − (M_usados × P_descuento)) × 1,19 |
Reembolso proporcional al precio con descuento (neto + IVA). |
4.3 Ejemplos numéricos
Todos los ejemplos usan la base sin IVA y aplican el IVA (19%) de forma proporcional sobre la porción reembolsada. El total efectivamente cobrado por el Cliente fue el neto + IVA.
Ejemplo 1 — Plan Anual, cancela tras 3 meses (sin causa):
P_neto_pagado= $12.000.000 (total cobrado: $14.280.000 con IVA)M_usados= 3- Cobro por 3 meses a tarifa regular: 3 × $2.000.000 = $6.000.000 (neto)
- Base a reembolsar: $12.000.000 − $6.000.000 = $6.000.000
- IVA proporcional: $6.000.000 × 19% = $1.140.000
- Reembolso = $6.000.000 + $1.140.000 = $7.140.000
Ejemplo 2 — Plan Anual, completa los 12 meses:
P_neto_pagado= $12.000.000 (total cobrado: $14.280.000 con IVA)M_usados= 12- Cobro por 12 meses a tarifa regular: 12 × $2.000.000 = $24.000.000 (neto)
- Reembolso "sería": $12.000.000 − $24.000.000 = −$12.000.000
- Resultado: reembolso $0 (el descuento se ganó al completar el período)
Ejemplo 3 — Plan 6 meses, cancela tras 2 meses por incumplimiento grave del Operador:
P_neto_pagado= $9.600.000 (total cobrado: $11.424.000 con IVA)M_usados= 2- Cobro por 2 meses a precio con descuento: 2 × $1.600.000 = $3.200.000 (neto)
- Base a reembolsar: $9.600.000 − $3.200.000 = $6.400.000
- IVA proporcional: $6.400.000 × 19% = $1.216.000
- Reembolso = $6.400.000 + $1.216.000 = $7.616.000
Ejemplo 4 — Plan Mensual, cancela a mitad del mes:
P_neto_pagado= $2.000.000 (total cobrado: $2.380.000 con IVA)M_usados= 1 (se cuenta el mes como completo)- Reembolso = $0 (el mes ya fue consumido; no hay cobro proporcional por días)
5. Procedimiento de cancelación
5.1 Solicitud
- El Cliente puede solicitar la cancelación en cualquier momento a través de:
- Email a contacto@nohalims.com con asunto "Solicitud de cancelación".
- El panel de autogestión de NohaLims (cuando esté disponible).
- La solicitud debe indicar: nombre del laboratorio, NIT, plan contratado, fecha deseada de cancelación.
5.2 Plazos de aviso
| Plan | Aviso mínimo de cancelación |
|---|---|
| Mensual | 30 días calendario antes del próximo ciclo de facturación |
| 6 meses | 30 días calendario antes de la fecha efectiva de cancelación |
| 12 meses | 30 días calendario antes de la fecha efectiva de cancelación |
5.3 Timeline de cumplimiento
| Día | Acción |
|---|---|
| Día 0 | Cliente solicita cancelación (por escrito) |
| Día 1–15 | Operador confirma recepción y procesa cancelación |
| Día 1–30 | Cliente puede solicitar exportación de datos |
| Día 30 | Operador entrega datos en formatos estándar (pg_dump + ZIP CoAs + CSV catálogos) |
| Día 60 | Eliminación definitiva de sistemas productivos |
| Día 60–90 | Eliminación de backups (ciclo de rotación normal) |
| Día 90+ | Operador retiene SOLO facturas + contratos + auditoría (6 años) |
6. Entrega de datos al Cliente
6.1 Datos que se entregan
- Dump completo de PostgreSQL (formato
pg_dumpcustom). - ZIP con todos los CoAs generados (PDFs organizados por año/mes).
- CSV con catálogos, audit trail y tablas auxiliares (con headers).
- Documentación PDF con el mapa de tablas → campos para que el Cliente pueda entender el dump.
6.2 Plazo de entrega
30 días calendario desde la solicitud del Cliente (no desde la cancelación). El Cliente puede pedir la exportación durante los 60 días posteriores a la fecha efectiva de cancelación.
6.3 Método de entrega
- Enlace de descarga seguro (válido por 7 días) enviado por email al Cliente.
- Tamaño típico del dump: 1–50 GB según el volumen de datos.
- Si el tamaño supera 10 GB, se entrega mediante el almacenamiento en la nube que el Operador indique (Google Drive, AWS S3, etc.) con credenciales temporales.
6.4 Entrega fuera de plazo
Si el Operador no entrega los datos dentro del plazo de 30 días, el Cliente puede:
- Solicitar entrega inmediata por escrito.
- En caso de incumplimiento reiterado (más de 15 días adicionales), reclamar una compensación equivalente al 5% del último pago mensual por cada semana de retraso, hasta un máximo del 50% de dicho pago.
7. Retención de datos tras cancelación
7.1 Lo que el Operador ELIMINA (a más tardar 60 días tras la cancelación)
- Muestras, ensayos, réplicas y resultados.
- Certificados de análisis (CoAs) ya entregados — el Cliente ya los descargó.
- Datos de usuarios, contraseñas hasheadas, logs de sesión.
- Configuraciones del laboratorio del Cliente.
- Audit trail operativo (consultas, modificaciones, accesos).
- Cualquier dato del Cliente que no sea factura emitida o contrato aceptado.
7.2 Lo que el Operador RETIENE por obligación legal (6 años)
| Dato retenido | Norma colombiana | Razón |
|---|---|---|
| Factura electrónica emitida al Cliente | Estatuto Tributario Art. 769, Código de Comercio Art. 60 | Obligación tributaria y contable |
| Comprobantes de pago recibidos | Estatuto Tributario Art. 769 | Obligación tributaria |
| Contrato aceptado (incluyendo evidencia del click-wrap) | Ley 527/1999 Art. 29, Estatuto Tributario Art. 769 | Defensa legal y obligación contable |
| Audit trail inmutable (PKI RSA-2048) | Estatuto Tributario Art. 769 | Prueba admisible en procesos |
Plazo de retención: 6 años contados desde la fecha de la última factura emitida o desde la fecha de cancelación del Contrato (lo que ocurra después), conforme al Estatuto Tributario Art. 769 y al Código de Comercio Art. 60.
7.3 Excepción — datos clínicos (sensibles)
Si el Cliente es un Laboratorio Clínico o Genético (tratamiento de datos sensibles de salud), el Operador retiene únicamente los datos contables/fiscales enumerados en la Sección 7.2. Los datos clínicos se eliminan a más tardar a los 60 días tras la cancelación, sin excepción. Esto se rige por la Ley Estatutaria 1751 de 2015 y la Resolución 1995 de 1999 (reserva de la historia clínica).
7.4 Datos anonimizados para mejora del servicio
El Operador podrá conservar datos agregados y anonimizados (sin posibilidad razonable de re-identificación) para fines estadísticos y de mejora del producto, conforme a la Ley 1581/2012. Estos datos no son objeto de entrega ni eliminación en el proceso de cancelación.
8. Método y plazo de reembolso
8.1 Método
- Vía Mercado Pago: reembolso al mismo medio de pago utilizado en la compra original (reembolso vía API de Mercado Pago).
- Vía transferencia bancaria: en caso de que el medio de pago original no admita reembolso (caso excepcional), el Operador realizará transferencia a la cuenta bancaria indicada por el Cliente.
8.2 Plazo
15 días hábiles contados desde la fecha efectiva de cancelación.
8.3 Comisiones del gateway de pago
- Si la cancelación es por el Cliente sin causa: el Operador transfiere el reembolso neto calculado (monto efectivamente cobrado menos los meses usados a tarifa regular, con IVA proporcional); las comisiones cobradas por Mercado Pago en la transacción original se deducen del reembolso.
- Si la cancelación es por incumplimiento del Operador o fuerza mayor del Cliente: el reembolso se transfiere íntegro; las comisiones de Mercado Pago de la transacción original se asumen por el Operador.
8.4 Moneda
Todos los reembolsos se realizan en pesos colombianos (COP).
9. Disputas sobre el cálculo
9.1 Cláusula anti-impugnación (Sección 3.4)
El cálculo del reembolso se realiza exclusivamente conforme a las fórmulas de la Sección 4. Al hacer click en el Click-Wrap al momento de la compra, el Cliente aceptó irrevocablemente dichas fórmulas. El Operador no está obligado a negociar un cálculo distinto.
9.2 Excepción — error aritmético del Operador
Si el Operador incurre en error aritmético al aplicar las fórmulas (ej. usar P_regular incorrecto, contar meses de más), el Cliente puede solicitar la corrección dentro de los 60 días siguientes al reembolso. El Operador corregirá el error y pagará la diferencia en un plazo de 15 días hábiles desde la notificación.
9.3 Mecanismo de escalamiento (para casos de fuerza mayor o incumplimiento)
Si el Cliente considera que la cancelación corresponde al escenario D (incumplimiento del Operador) o E (fuerza mayor), debe:
- Notificar por escrito a contacto@nohalims.com dentro de los 30 días posteriores a la cancelación, exponiendo los hechos y adjuntando las pruebas que sustenten su pretensión.
- El Operador responderá en un plazo de 15 días hábiles.
- Si las Partes no llegan a un acuerdo, se seguirá el mecanismo de solución de controversias previsto en el Contrato Marco (negociación directa → conciliación → arbitramento).
10. Cambios a esta política
10.1 Notificación de cambios
El Operador podrá modificar esta Política con al menos 30 días calendario de antelación a su entrada en vigencia, notificando al Cliente por email.
10.2 Cambios que NO afectan contratos vigentes
Las modificaciones se aplicarán a nuevas contrataciones. Para Clientes con Contrato vigente, las fórmulas de reembolso aplicables son las aceptadas al momento del Click-Wrap de su compra original.
10.3 Versiones archivadas
Las versiones anteriores de esta Política quedan archivadas y pueden consultarse solicitándolas a contacto@nohalims.com.
11. Disposiciones finales
11.1 Interpretación
Las fórmulas de la Sección 4 se interpretan de forma literal. En caso de duda sobre su aplicación a un caso concreto, el Operador resolverá conforme al principio de buena fe y a la interpretación más favorable al Cliente que no contradiga el Click-Wrap aceptado.
11.2 Normativa aplicable
Esta Política se rige por las leyes de la República de Colombia, en particular:
- Código de Comercio
- Ley 527 de 1999 (comercio electrónico y firmas digitales)
- Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales)
- Estatuto Tributario (obligaciones contables y fiscales)
- Ley Estatutaria 1751 de 2015 y Resolución 1995 de 1999 (datos de salud, cuando aplique)
11.3 Versión
Esta es la versión 1.0 de la Política de Cancelación, Reembolso y Retención de Datos de NohaLims.